"Collaborative Business Intelligence"

Las organizaciones necesitan tomar decisiones en diferentes ámbitos: gestión, financiero, contabilidad, marketing, ventas, etc.. Éstas deben estar fundamentadas en información fiable y de alta calidad.

Pero los datos que se necesitan para realizar los informes requeridos están dispersos en diferentes sistemas, tanto operacionales como transaccionales, lo que dificulta y ralentiza su obtención. Las soluciones de Business Intelligence (BI) o Inteligencia de Negocio transforman la información en conocimiento, es decir, recopilan los datos que proporcionan los diferentes sistemas, los analizan, y facilitan la toma de decisiones ágil y fundamentada en información de calidad.

Pero para que la inteligencia de negocio funcione, se debe optar por un modelo integrado de gestión, elaboración de informes, planificación y análisis. Por tanto, no deben implantarse pequeñas soluciones de BI en cada uno de los diferentes sistemas o departamentos de la compañía las cuales generarían más confusión que ayuda.

Por otra parte, cuando se habla de Business Intelligence nos vienen a la mente conceptos como Data Warehouse, OLAP, Customer Relationship Management (CRM) y Data Mining. Todos ellos son buenos ejemplos de herramientas que pueden mejorar significativamente la capacidad de una organización a la hora de tomar decisiones de negocio.

Estos conceptos se aglutinan bajo el paraguas del denominado “Collaborative Business Intelligence", que nos permite gestionar conocimiento, y no únicamente información.

Por lo tanto, este tipo de herramientas serán fundamentales para la nueva sociedad de la información y el conocimiento que se esta convirtiendo en una realidad.

Una solución Business Intelligence debe integrar información estructurada y cuantitativa (números) con información no estructurada (texto), permitiendo a los usuarios compartir, redefinir y reutilizar de forma sencilla ese conocimiento que antes era tan difícil de localizar.

Todos conocemos la gran cantidad de obstáculos que nos encontramos a la hora de tomar decisiones en el entorno actual. Algunos de estos obstáculos están relacionados con el conocimiento, otros con el aprendizaje,... en definitiva, cada vez es más complejo tomar decisiones fundamentadas dentro de un contexto tan cambiante.

La evolución de todos los conceptos que mencionábamos al principio es el “Business Intelligence", pero va mucho más allá. La idea es combinar el soporte a la gestión y análisis de datos, con la creación, captura, organización, acceso y uso del conocimiento, es decir, con la Gestión del Conocimiento organizacional.

Relación entre Datos, Información y Conocimiento

¿En qué se diferencia el conocimiento de los datos y de la información? En una conversación informal, los tres términos suelen utilizarse indistintamente y esto puede llevar a una interpretación libre del concepto de conocimiento. Quizás la forma más sencilla de diferenciar los términos sea pensar que los datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes de cualquier tipo (personas, empresas, máquinas...), mientras que la información adopta un papel mediador entre ambos.

Los conceptos que se muestran a continuación se basan en las definiciones de Davenport y Prusak (1999).

Antes de llegar a lo que se llama conocimiento es necesario pasar por una serie de etapas lógicas. La consecuencia final de ese proceso son los conocimientos. La confusión existente es la creencia de que la información es conocimiento, pero la realidad es que la información en sí no es conocimiento sino es transformada y utilizada. Este concepto se puede resumir de la siguiente forma:

DATOS + INFORMACIÓN = CONOCIMIENTO

Los datos son la materia prima, ya que sin datos no se puede pensar en información ni mucho menos en conocimiento. El valor que aportan los datos es fundamental ya que cumplen la función de captación. La recolección tiene origen en el área y segmento que la compañía desee obtenerlos.

Las empresas que creen en la importancia de los datos se tornan proactivas en la recolección de datos en el mercado que se están desenvolviendo. Si uno lo ve desde el punto de vista del cliente, ¿quien no ha recibido un llamado telefónico de quien sabe que empresa por cual motivo?.

El ordenamiento significativo de datos crea patrones que se transforman en información a través de un acomodamiento, acumulación y distribución en un lugar especifico que puede ser una base de datos, centro de consultas, etc.

Cuando los datos son almacenados y tienen un objetivo recién es el momento de transformarlos en conocimientos para ...... lograr una venta, mejorar un servicio, optimizar el trabajo en equipo, lograr la calidad en determinado proceso, incrementar los resultados específicos, etc.

Este proceso lo cumplen a la perfección algunas compañías orientadas a que el conocimiento se transmita desde el capital estructural para lograr hacer valer su capital intelectual. Kuoni es una agencia de viajes Suiza que desarrolló un software llamado "KNOWS" (Kuoni Nationally Offered Worldwide Statics) por medio del cual permite a la compañía reunir todos los datos acerca del viaje que el cliente haya contratado. El sistema puede evaluar y presentar el paquete de datos de acuerdo con las exigencias del cliente, y ofrecer la máxima transparencia de los costos del viaje. Los gastos sobre vuelos, hoteles y renta de autos pueden ser rebajados de acuerdo al destino, la clase de viaje, el proveedor y el periodo. Todo esta información administrativa fluye al cliente ayudándolo a supervisar con mayor eficiencia su viaje y también averiguar las oportunidades de descuentos para viajes en grupo.

Este servicio de Kuoni, al agrupar los datos dándole un ordenamiento eficaz, transforma los datos en información que no solo queda de la puerta de Kuoni para adentro, sino que la transmite al cliente poniéndole el conocimiento a su disposición teniendo como beneficio la retención del cliente a largo plazo.

En síntesis el conocimiento debe ser el valor agregado que surge de la percepción, manipulación y procesamiento de la información.

Este es el proceso que diferencia a esta nueva era del conocimiento donde utilizar estratégicamente la información que pasa por una compañía tiene un valor significativo.